Atualmente um dos problemas que vem preocupando as Organizações é a vasta quantidade de documentos e papéis que são gerados diariamente na execução de suas tarefas, assim como também qual seria o melhor método de armazenamento dos mesmos. Principalmente em momentos que tanto se fala em preservação da natureza como fator primordial à sobrevivência do ser humano. E desta forma somos levados a refletir sobre o grande problema ecológico que demanda a fabricação de papel, visto que inúmeras árvores são devastadas para sua fabricação, e principalmente, na economia financeira quando pensamos na grande demanda de papel gasto diariamente pelas empresas. Esta economia é algo desejado por qualquer instituição, seja qual for seu ramo de atividade.

E sem dúvida qualquer empresa seja de pequeno, médio ou grande porte, em poucos dias de atividade é notório a vasta quantidade de papéis que se acumulam através da execução das suas atividades diárias. O que obviamente irá provocar um crescimento exponencial do seu arquivo morto. E um outro grande problema enfrentado pelas Organizações sem dúvida trata-se justamente do referido, principalmente quando o mesmo alcança grandes proporções de volumes armazenados, onde uma busca por determinado documento ali estocado demanda tempo e esforço para ser encontrado, além de demais problemas tais como o pó e o mofo armazenado nos volumes, e também da desorganização característica presente na maioria dos arquivos mortos das empresas e órgãos públicos e principalmente também pela falta de um profissional qualificado em executar tal atividade.

Pensando nisso temos como dever, principalmente social e ambiental, colaborar com a diminuição desta vasta quantidade de papéis que são gerados diariamente principalmente nos órgãos públicos e demais entidades que trabalham com grandes volumes de dados, os quais utilizam-se de documentos impressos para a realização de suas atividades, uma vez que com o advento da informática estamos munidos de meios eletrônicos cada vez mais evoluídos para nos auxiliar a solucionar este grave problema, que tem preocupado os ambientalistas e economistas, além de assombrar as empresas que veem crescer cada vez mais o seu arquivo morto, tornando cada vez mais difícil o acesso rápido à alguma informação ali armazenada.

Com este propósito, desenvolvemos o Sistema GED - "Gestão Eletrônica de Documentos" que tem como principal atividade gerir os documentos de uma organização de forma eletrônica, onde os mesmos serão escaneados e persistidos no sistema, podendo o original ser descartado, pois os mesmos estarão disponíveis de forma digital sendo acessados sempre que for necessário pelo sistema GED (os documentos são armazenados diretamente no banco de dados, não sendo necessário que uma cópia do arquivo digital escaneado seja guardado no computador ou qualquer outra mídia).

O software apresenta várias funcionalidades tais como a divisão por entidades, sessões e sub sessões, tipos de documentos e demais características que identificam um arquivo digital, facilitando em muito sua busca fazendo com que um documento seja encontrado com notória rapidez, independente de quão antigo seja, pois os mesmos são armazenados de forma organizada e sistemática pelo sistema.

Dentre algumas funcionalidades do sistema citamos:

• Cadastro e manutenção de Entidades:

Ex.: Uma prefeitura e suas autarquias são exemplos de entidades (Os documentos serão subdivididos e lançados em sua respectiva entidade, por exemplo os arquivos da contabilidade pertencem a Entidade Prefeitura, enquanto que os Prontuários Médicos pertencem a Entidade "Santa Casa" que seria uma autarquia da Prefeitura).

• Cadastro de Sessões e subsessões:

Ex.: Dentro da Entidade Prefeitura temos a sessão Contabilidade, que por sua vez possui uma sub sessão Fundeb 40%, uma sub sessão PNAE, etc... (Sessões e sub sessões existem para detalhar o armazenamento do documento com o propósito de facilitar sua busca posteriormente).

• Cadastro de Tipos de Documentos com associação a suas sessões:

Ex.: o Tipo de Documento "Empenho" pertence a Sessão Contabilidade e suas Sub sessões; não sendo necessário que este tipo apareça para a Sessão Engenharia ou Jurídico. (A correta manipulação do Tipo de Documento é também um facilitador de sua busca).

• Inserção de Múltiplos documentos e de documentos individuais:

Ex.: Quando os documentos são escaneados de forma organizada e ordenada de acordo com uma pasta que pertence a determinado setor da entidade, os mesmos poderão ser inseridos no sistema já de forma automática, facilitando muito o trabalho de cadastro dos mesmos, por exemplo, todos os empenhos e os demais documentos que o acompanham, pertencentes a Sessão "contabilidade", Sub sessão "Educação - Recursos próprios" poderão ser inseridos de forma agrupada, agilizando o processo e demandando de poucas alterações na identificação do documento pelo sistema.

• Listagem de Documentos:

Ex.: O sistema apresenta uma listagem geral dos documentos separados por entidades, sessões, sub sessões, exercício e mês. Funcionando como uma estrutura de pastas e diretórios do sistema operacional. Essa listagem facilita que um documento seja encontrado rapidamente quando se conhece previamente a qual sessão, Exercício e mês que este pertence.

• Sistema de Busca de Arquivos:

Ex.: Poderoso sistema de busca cega de um determinado documento. A busca pode ser realizada, por qualquer uma das características do documento, por exemplo seu nome, número, descrição, tipo, sessão, data, exercício, mês, ou intervalo de datas. Esses mecanismos de busca citados podem ser realizados de forma combinada, quanto mais detalhes se conheça do documento, os filtros serão aplicados de maneira mais aprofundada, facilitando ainda mais a busca por um determinado documento. Os documentos são facilmente encontrados, demandando fração de segundos, independente de quão antigo este seja, o que demandaria de dias ou meses de busca em um arquivo morto convencional.

Navegue pelo nosso site e conheça mais a respeito do Sistema GED temos a mais plena certeza que você passará a enxergar com outras perspectivas o modo com o qual sua empresa vem manipulando seus documentos impressos.

Entre em contato conosco, temos uma excelente proposta para você!